Sebuah Usulan Revitalisasi YPI

Ketika mempersiapkan company profile Yayasan Palawa Indonesia untuk suatu peluang aktivitas/pekerjaan, saya cukup tertegun membaca apa yang tercantum didalamnya. Dengan segala keterbatasannya, tampilan yg diproyeksikan dalam profile tersebut terlihat cukup baik. Sepertinya bahkan cukup bonafid untuk dijual di pasaran aktivitas sesuai dengan tujuan didirikan lembaga ini.

Namun demikian, sebagai orang yang terlibat di dalamnya. Saya meyakini, seharusnya yayasan ini bisa berkiprah lebih dari apa yang sudah dijalankan selama ini. Banyak potensi-potensi yang mestinya masih bisa dioptimalkan lagi. Terutama karena sejatinya lembaga ini punya modal dasar yang kuat karena berdiri dari rahim komunitas yang memiliki persaudaraan yang unik (Palawa Unpad). Walaupun aspek ini juga bisa menjadi sumber kelemahan, seperti misalnya sikap permisif terhadap prilaku yang tidak profesional atas nama persaudaraan atau sikap mudah puas diri terhadap pencapaian yang sebenarnya belum maksimal dan lain sebagainya. Sedikit banyak, saya pun dgn permohonan maaf sebagai pribadi, berkontribusi pada tidak maksimalnya prestasi yayasan.

Oleh karena itu, kalau memang kita berniat ingin memajukan Yayasan Palawa Indonesia ini menjadi lembaga yg terkemuka sesuai dengan tujuan didirikannya maka perlu ada upaya revitalisasi organisasi.

Menurut KBBI, revitalisasi /re·vi·ta·li·sa·si/ n proses, cara, perbuatan menghidupkan atau menggiatkan kembali. Pengertian dari revitalisasi bisa berarti proses, cara dan atau perbuatan untuk menghidupkan atau menggiatkan kembali berbagai program kegiatan apapun. Sehingga secara umum pengertian dari revitalisasi merupakan usaha-usaha untuk menjadikan sesuatu itu menjadi penting dan perlu sekali.

Berdasarkan pengertian diatas, maka perlu dipertegas terlebih dahulu, kegiatan apa yang akan direvitalisasi? Bagaimana langkah-langkahnya dalam merevitalisasi organisasi? Aspek-aspek apa yang harus diperbaiki sebelum organisasi menjadi vital kembali.

Kenapa disaster management harus direvitalisasi?
Tanpa harus mereview satu-persatu kegiatan yang telah yayasan kerjakan selama ini. Sepertinya kita sepakat bahwa porsi kegiatan yang paling sering dan rutin dilaksanakan kegiatan yg terkait penanganan bencana.

Mengenai skala kegiatan mungkin bisa diperdebatkan dengan bentuk kegiatan-kegiatan lain yang pernah dilaksanakan. Namun dikarenakan kejadian bencana sering terjadi di negara ‘langganan bencana’ ini yang mengundang partisipasi aktif untuk segera meresponnya. Ditambah lagi pada kejadian bencana yang terjadi selama ini, respon kegiatan dari yayasan bisa sangat fleksibel memperhatikan aspek dukungan dan sumber daya yang ada.

Aspek fleksibilitas ini dan kemampuan adaptif yang kuat bak organisasi bergerak/mobile ala diklatdas (flying camp) merupakan ciri khas kekuatan yayasan. Maka tidak heran selalu ada inovasi-inovasi bentuk kegiatan yang tematik menyesuaikan dengan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia dengan tetap memiliki sasaran tertentu yang bernilai.

Disinilah seharusnya kita memulai revitalisasi organisasi. Dengan bersandar kepada kegiatan yang berpusat pada penanganan bencana (disaster manajemen) sebagai core/kegiatan inti YPI dimana dari situ baru diharapkan mengalir bentuk-bentuk kegiatan pendukung & penunjang lainnya.

‪Mengacu pada fase aktivitas Manajemen Kebencanaan yang selama ini sudah YPI laksanakan. Maka bisa dikatakan, kapasitas YPI masih dominan pada fase response atau tanggap darurat. Bisa dimaklumi karena untuk fase-fase lain dalam manajemen kebencanaan diperlukan sumberdaya yang lebih besar. Suatu hal yang harus disikapi dan bila YPI ingin lebih berkiprah lagi maka akan ada banyak hal yang harus diubah dan ditingkatkan.

• PIC Disaster Management
  Sekali lagi, potensi yang dimiliki yayasan sebenarnya besar namun untuk memanfaatkannya perlu ada upaya serius untuk mengoptimalkannya. Oleh karena itu beberapa langkah yang bisa dilakukan sebelum upaya revitalisasi dilakukan adalah :

1. Evaluasi menyeluruh kegiatan yayasan selama ini
2. Pendataan & peremajaan sumberdaya organisasi
3. Menetapkan sasaran organisasi ke depan
4. Implementasi sasaran organisasi tersebut dalam rencana aksi
5. Road show atau lokakarya internal

Upaya revitalisasi yg bisa dilakukan
Menggunakan pendekatan manajemen 5M, aspek-aspek yang dilakukan untuk merevitalisasi organisasi kembali :

1. Man – personil yg ada sebagian besar sdh tdk aktif & perlu peremajaan (manajerial & operasional), bila perlu dengan melibatkan sumberdaya di luar
2. Machines – fasilitas/alat penunjang operasional & non operasional, perlunya sekretariat yg representatif
3. Money – modal utk pembiayaan seluruh kegiatan, upaya serius meningkatkan sumber pemasukan : donasi, kegiatan, dana usaha & grant/hibah
4. Method – metode/prosedur sbg panduan pelaksanaan kegiatan, perlu pembakuan adm, SOP, & aturan2 terkait lainnya.
5. Material – bahan baku/unsur utama utk diolah menjadi produk akhir, perlu pemutakhiran wawasan terkait isu2 termutakhir ttg kebencanaan dlsb

@loerant

text : Luthfi Rantaprasaja

foto : Tatan Agus RST